Come noto l’Agenzia delle Entrate a partire dal 2012, con la modifica all’art 52 del DPR 633/1972 che autorizza gli accessi per le verifiche fiscali con una semplice lettera del Capo Ufficio, senza più la necessità dell’autorizzazione del Procuratore, le ispezioni negli enti no profit sono aumentate esponenzialmente.
Durante le verifiche acquisiscono un forte rilievo la corrette tenuta degli adempimenti formali, quindi principalmente il Bilancio, approvato dall’assemblea dei soci ed i Libri Sociali.
E’ opportuno quindi che l’Associazione, sia ai fini della corretta amministrazione e trasparenza nei confronti dei soci, nonché ai fini probatori in caso di verifica, tenga regolarmente aggiornati e nel rispetto di tutti gli adempimenti formali i Libri Sociali prescritti.
Per mitigare l’eccessiva rigidità di alcuni verificatori e di numerosi verbali di accertamento, l’Agenzia delle Entrate ha emanato nel 2013 la Circolare 9E tramite la quale viene, fortunatamente anche se tardivamente, sancita la preminenza della sostanza sulla forma. Questa Circolare, tra i vari punti affrontati, precisa che l’occasionale mancato rispetto di alcune formalità di lieve entità, tra cui la puntuale trascrizione di tutti i soci nel libro sociale, non comporta necessariamente la decadenza dai benefici fiscali o dalla 398/1991 sulla base di una valutazione globale e complessiva dell’operatività dell’associazione.
La finalità dei libri sociali è quella di:
- dimostrare l’esistenza di una reale vita associativa e la trasparenza nei confronti dei soci
- l’assenza di fine di lucro
- la verifica del perseguimento degli scopi sociali
- il rispetto delle norme civilistiche e fiscali
Per quanto attiene le modalità di redazione di questi libri essi possono essere redatti sia su fogli mobili per una tenuta computerizzata che su registri manuali acquistabili presso rivenditori.
Non esiste alcun obbligo di bollatura e vidimazione; questa può essere effettuata qualora l’associazione intenda attribuire data certa alle annotazioni riportate, assolvendo l’imposta di bollo nella misura di una marca da 16€ ogni 100 pagine o frazione.
Il Libro Soci deve essere compilato a cura dell’Organo Direttivo e deve contenere le seguenti indicazioni dei soci:
- Nome e Cognome,
- Luogo e data di nascita
- Indirizzo di residenza
- Codice fiscale
- Data di delibera di ammissione e conferma del versamento della quota sociale.
Per quanto concerne il Libro delle adunanze e delibere dell’Assemblea dei Soci la normativa prevede che tale Assemblea venga convocata come minimo una volta all’anno per l’approvazione del Bilancio sociale entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio. L’Assemblea si riunisce inoltre in tutti i casi in cui il Presidente, il Consiglio Direttivo o un numero minimo di soci (in base a quanto previsto da Statuto) ne faccia richiesta per affrontare ulteriori eventi attinenti la vita sociale e deliberare di conseguenza. I soci si riuniscono in Assemblea Straordinaria solo eccezionalmente quando previsto dallo Statuto, con un quorum maggiore rispetto all’Assemblea Ordinaria e per delibere di carattere particolare, come ad esempio la messa in liquidazione dell’Associazione.
Ogni Assemblea deve essere convocata con le modalità previste dallo Statuto e copia della convocazione deve essere riportata nei Libri Sociali. E’ inoltre necessario allegare copia dei soci presenti alle Assemblee, al fine di dimostrare in caso di verifica che tali riunioni hanno avuto effettivamente luogo e quali sono stati i soci presenti e votanti. Non è previsto un numero minimo di soci per le Assemblee Ordinarie, possono presenziare in seconda convocazione anche solo pochi soci e le delibere avranno piena validità se conformi a tutti gli adempimenti previsti in merito a convocazione, elenco soci presenti ecc.
In merito invece al il Libro delle adunanze e delibere del Consiglio Direttivo esso riporta le presenze e le decisioni assunte dall’organo direttivo dell’ente di carattere gestionale ed operativo, come le delibere per la determinazione delle quote sociali. Anche tale libro deve essere aggiornato costantemente da parte del Direttivo e contenere copia della Convocazione inviata o apposta in bacheca nel rispetto di quanto stabilito nello Statuto.
Il Libro delle adunanze e delibere degli Organi di Controllo seguono quanto accennato in merito alle delibere del Consiglio Direttivo. Trattandosi di organi non obbligatori (Probiviri e Collegio Sindacale) e spesso considerati poco utili, soprattutto nelle associazioni di minori dimensioni, lo Statuto può prevedere che la loro nomina sia opzionale e solo su esplicita richiesta dell’Assemblea dei Soci.
Ribadiamo l’importanza della corretta redazione e conservazione dei Libri Verbali richiesti dalla normativa, in primo luogo per poter dimostrare ai soci la correttezza dell’operato del Presidente e dell’Organo Direttivo e secondariamente in quanto saranno uno dei primi documenti che i verificatori chiederanno in caso di accesso e sarà uno degli elementi basilari su cui baseranno le proprie valutazioni. Per tale motivo è necessario verbalizzare ogni aspetto delle decisioni prese dall’Organi Direttivo e dall’Assemblea ed effettuare puntualmente la riunione degli associati per l’approvazione del Bilancio.
Lo Studio rimane a vostra disposizione per verificare che i vostri libri sociali siano correttamente compilati ed aggiornati in base a quanto sopra succintamente esposto.