Una premessa: nessuna norma fiscale precisa come deve essere redatto ed aggiornato costantemente il Libro Soci di un’associazione; le indicazioni che verranno fornite di seguito sono frutto di comportamenti costanti richiesti dagli Uffici Finanziari e da giurisprudenza di merito che si è trovata a doversi pronunciare per quanto concerne la tenuta del Libro Soci.
La tematica di questo Libro fondamentale per l’associazione fu introdotta negli anni 90 da parte dell’Amministrazione Finanziaria tramite una “Guida del Contribuente”, ma a tale posizione non fece mai seguito una precisa norma avente valore di legge.
Il presupposto fondamentale da cui prende origine il Libro Soci è la Richiesta di iscrizione all’Associazione avanzata dall’aspirante socio. Tale espressione di volontà della persona rappresenta l’impegno a sottoscrivere il vincolo associativo avente efficacia plurilaterale, ossia tra l’associante e l’associazione.
Risulta quindi fondamentale che l’aspirante socio presenti la Richiesta di iscrizione all’associazione, ma una volta presentata tale richiesta l’ente deve riunire il proprio Consiglio Direttivo e deliberare in merito alla richiesta di iscrizione. Questa delibera spesso viene omessa, ma così facendo il vincolo associativo non si perfeziona in quanto manca l’accettazione della proposta contrattuale di aderire all’ente e di conseguenza, venendo meno tale presupposto, decadono anche le agevolazioni fiscali.
Un ente associativo deve quindi seguire con precisione l’iter di iscrizione che possiamo così riassumere utilizzando delle date ipotetiche per semplicità:
- Aspirante socio presenta la Richiesta (o Domanda) di iscrizione il 19 giugno.
- La segreteria quel giorno ritira la richiesta compilata e firmata da parte dell’aspirante socio e la somma alle altre richieste in attesa di delibera
- Il 22 giugno (per ipotesi) il Consiglio Direttivo si riunisce e delibera in merito all’accettazione o al rifiuto di iscrizione delle domande presentate nei giorni precedenti
- Il Consiglio contestualmente verbalizza l’iscrizione a Libro soci delle persone che sono state accettate ed aggiorna la Richiesta di iscrizione con la data di delibera
Solamente dal 22 giugno la persona può essere considerata socio dell’ente e l’associazione può ricevere eventuali quote di iscrizione a corsi.
Se la vostra associazione percepisce le somme a titolo di quota di iscrizione ad un corso in data precedente a quella di delibera del Consiglio Direttivo, le somme percepite vengono considerate come prestazioni rese nei confronti di terzi, e di conseguenza sono somme da trattare commercialmente da assoggettare ad Iva, Ires ed Irap.
In nessun modo potranno essere giustificate in caso di verifica come entrata decommercializzata e quindi c.d. istituzionale.
Capite quindi la fondamentale importanza di deliberare correttamente l’iscrizione degli aspiranti soci, al fine di non perdere le agevolazioni fiscali riservate al terzo settore.
Venendo alla compilazione del Libro Soci in base alle richieste degli Uffici Finanziari questo dovrebbe essere redatto ed aggiornato periodicamente:
1)Deve riportare l’intestazione della vostra associazione e la denominazione di Libro Soci – Anno 201X
2)Per primi vengono indicati i nomi dei soci fondatori (nel caso in cui abbiate appena costituito l’ente) oppure dei soci che erano iscritti l’anno precedente e che hanno rinnovato l’iscrizione.
3)In calce a tale primo elenco dovrà essere riportata la firma del Presidente e del Segretario
Le settimane proseguono, il numero degli iscritti aumenta e quindi l’Associazione, come detto in precedenza, deve deliberare di volta in volta l’iscrizione dei nuovi soci.
Ipotizzando che il Consiglio Direttivo si riunisca alla fine del primo mese dell’anno sociale dovrete riportare la frase di apertura “In data 30/01/201X il Consiglio Direttivo ha approvato le richieste di iscrizione da parte dei seguenti soci” a cui fa seguito l’elenco dei nomi e dei dati anagrafici e la sottoscrizione di Presidente e Segretario. Di volta in volta, quando il Consiglio si riunisce, seguirà questo iter.
A fine anno, in ultima pagina, si consiglia di riportare la seguente dicitura: “Il Consiglio Direttivo certifica che le quote associative sono state regolarmente versate da parte di tutti i soci” con l’aggiunta come sempre della firma di Presidente e Segretario.
Molte associazioni, soprattutto quelle con centinaia di soci, non hanno un Libro Soci redatto con le indicazioni di cui sopra, ma o un file di Excel che riporta in ordine alfabetico i nomi dei soci oppure un faldone contenente solamente le richieste di
iscrizione e la data di delibera del Direttivo in calce con la firma del Presidente senza avere però un vero e proprio Libro soci.
Tale comportamento non è contrario alla normativa poiché, come detto in apertura di tale circolare, non esiste una vera norma avente forza di Legge. Inoltre ci sono alcune sporadiche sentenze che affermano che hanno valenza, in luogo di un vero e proprio Libro Soci con le generalità dei soci, anche i faldoni con le richieste di iscrizione affiancate da un file Excel.
In sintesi nel caso in cui decidiate di predisporre il Libro soci in maniera diversa da quello qui consigliato non violate alcuna legge, ma vi esponete a possibili rilievi di non conformità in caso di verifica fiscale il cui esito sarà in mano ai giudici tributari che potrebbero attenersi o meno a quanto sancito da loro colleghi di altre Commissioni Tributarie.
Il nostro consiglio è ovviamente quello di evitare quanto più possibile rischi di contestazioni ed adottare un libro soci conforme a ciò che in sede di verifica la Guardia di Finanza o l’Agenzia delle Entrate si aspettano di trovare.